Catarina Enholm: "Hjälp, mejlen tar all min tid"
11-11-16 09:00
Agneta har svårt att vara effektiv på mejlen. Mejla det som är bäst att mejla, ring när det går snabbast, säger Catarina Enholm.
Fråga
Jag har svårt att hantera min e-post, den är ibland otroligt tidskrävande. Jag vet inte hur många mejlväxlingar jag har i gång samtidigt. Ibland kan jag dessutom nästan bli sur på hur folk tilltalar mig i mejlen. Hur blir jag mer effektiv när det gäller att svara på mejl.
Agneta
Catarina Enholm svarar
E-post är ett fantastiskt bra sätt att kommunicera på, framför allt när många personer behöver ha samma information samtidigt. Men e-postande sker många gånger utan någon som helst reflektion. Är det bästa sättet vid just det här tillfället, eller skulle någon annan metod fungera bättre?
Här är några frågor som jag vill att du funderar över och skriver ner svaren på:
• Vad är det som stressar dig mest för närvarande? Det inkommande flödet, all information du förväntas ha koll på, andras förväntningar om snabba svar eller är du rädd för att missa något?
• När du blir sur, hur är då mejlet formulerat? Signalerar det någon form av missnöje? Är tonen uppfordrande? Är det diffusa krav/förväntningar? Har det kommit på någon speciell dag? (Den oskrivna lagen ”Goda nyheter på fredagar och tråkiga nyheter på måndagar”.)
• Hur vill du använda mejlen? När är den bra? Finns det dagar då du upplever att det fungerar bättre? Hur ser de ut?
• Hur ofta behöver du läsa mejlen och hur lång tid åt gången? Hur mycket tid ska man lägga på att svara och när är det mer effektivt att ringa eller träffa personen?
Jag vet en chef som enbart läser och besvarar mejl en gång i veckan och åtgärden har en maxgräns på fem minuter, annars ringer han. Fundera alltid på om informationen är bäst skriftlig eller muntlig. Löser man frågan bättre i monolog, eller behövs det en dialog? Ring då upp i stället.
Här kommer några mejlhanteringstips!
1. Bestäm när du öppnar och läser e-post, exempelvis en eller två gånger per dag.
2. Bestäm hur lång tid varje mejl får ta att besvara. Om du uppskattar att det tar längre tid, ring eller träffa personen i stället.
3. Rensa bort all skräppost. Säg upp prenumerationer du ändå inte läser.
4. Gör mappar med tydliga rubriker. Ha en mapp där du lägger alla mejl där du enbart är cc:ad. Läs dem bara i mån av tid.
5. Skriv med eftertanke. Fundera på om mejl är bästa sättet att kommunicera på i just den här frågan.
6. Skriv kortfattat. Det viktigaste först.
7. Var konkret med vad du vill.
8. Ha en tydlig rubrik och läs igenom texten innan du skickar.
9. Om du blir upprörd av ett mejl, ring helst upp personen och red ut direkt. Om du måste mejla, vänta ett dygn och låt gärna någon läsa igenom det först.
10. Undvik att cc:a själv, och om du gör det, förklara varför.
Du kan också ta upp problemet på ett möte och se om ni kan komma överens om hur ni vill ha det. Utöver det finns det flera bra kurser i mejlprogram, då många av oss är rätt okunniga i programmens funktioner.
Lycka till!
Catarina
Catarina Enholm är arbetslivscoach och ledarskapskonsult. Skriv till Catarina på frågacatarina@leva.nu