"Alla småuppgifter stjäl min tid"
11-04-20 16:01
Ellen tycker inte att hon kan genomföra sitt chefsjobb som hon vill eftersom hon för sköta all administration. Prioritera och delegera, säger Catarina Enholm.
Jag jobbar som chef på ett stort företag och trivs med mitt jobb som är både kreativt och utmanande. Men de senaste åren har jag fått allt fler uppgifter som tidigare låg hos andra. Det stjäl en massa tid och jag hinner inte göra det som är mitt egentliga arbete. Det känns som slöseri med min kompetens – och också rent ekonomiskt för företaget (jag har ju ganska hög lön). Även om inte varje enskild uppgift tar tid, har jag nu säkert tio sådana småuppgifter. Det både stressar mig enormt samt tar faktiskt mycket tid. Jag har sagt detta till min chef men inget har förändrats. Finns det något sätt jag kan bli mer effektiv på?
Ellen
Ditt dilemma är mycket aktuellt.Jag vet att många känner igen sig. Man kan fråga sig om vi har gått för långt i att avskaffa så många administrativa tjänster? De där småuppgifterna tar inte bara tid att utföra, de stjäl även fokus från våra mer komplexa uppgifter eftersom det tar tid att ställa i ordning, ställa av och ställa om. Detta gäller inte minst mentalt.
Jag har först ett par frågor till dig:
Hur planerar och strukturerar du din arbetsdag/arbetsvecka? Vilken typ av uppgifter planerar du in och vilka planerar du inte in? Många lägger till exempel bara in möten i sin kalender, inte egna arbetsuppgifter och än mer sällan tid att göra småuppgifter. Hur påverkar denna planering din tid, effekti- vitet och stress? Prioriterar du uppgifterna tydligt? Och när – i stunden eller i förväg? Vad i din planering tycker du funkar bra, vad funkar mindre bra? Finns det någon återkommande småuppgift, någon viss tid på dagen eller någon enskild persons behov som drar i gång din stress mer? Och tvärtom vilka småuppgifter stressar dig mindre? Vad beror det på? När du får en småuppgift, vad gör du av den? Gör du den på en gång? Har du den i huvudet eller skriver du ner den på en att-göra-lista?
Ta dig tid att tänka efter och skriv ner dina svar – du kommer att tjäna igen den tiden!
Här kommer några generella tips:
1. Börja veckan med att planera den i grova drag. Planera inte dina dagar fullspäckade utan lämna luft i kalendern, för oväntade uppgifter/händelser. Boka först in tidsblock för de större och mer krävande aktiviteterna.
2. Prioritera och gör listor på det du ska göra, de viktigaste gör du först och de står överst.
3. Hitta och jobba efter din egen produktiva tid, din inre klocka. Gör de svåra sakerna då du är mest alert och de lättare då du har sämre fokus.
4. Tänk på syftet med dina arbetsuppgifter: när är resultatet bra nog? Behöver resultatet vara så bra och är det värt tiden det tar?
5. Delegera det som någon av dina medarbetare kan göra och be dem ta ansvar för hela uppgiften.
6. Behandla andra människors behov strukturerat. Organisera dessa utifrån ditt schema – det är lätt att sätta andras behov före våra egna.
7. Schemalägg pauser och tid för reflektion; det ökar både effektivitet och kreativitet.
8. Boka in ett tidsblock varje dag då du gör alla småuppgifterna på en gång – utan onödig ställtid!
9. Är det verkligen din ansvar att göra dessa småuppgifter? Om du inte hinner och tvingas skära i andra viktigare uppgifter: var tydlig med detta och be din chef om en till resurs eller hjälp att prioritera!
Lycka till!
Catarina