Låt dig inte stressas av e-posten
09-11-30 15:23
Låter du e-posten styra din arbetsdag och mejlboxen blivit ett ständigt dåligt samvete? Då är det dags att ta tillbaka kontrollen.
E-post är vårt vanligaste sätt att kommunicera på jobbet. Snabbt, enkelt och effektivt. Men vårt flitiga mejlande kan orsaka både stress och missförstånd.
– Problemet är inte tekniken i sig, utan vårt sätt att använda den, säger Eva Sjöqvist, som i sin doktorsavhandling vid Data- och Systemvetenskapliga institutionen på Stockholms Universitet undersökt e-postens nackdelar som arbetsredskap.
I mejlandets stress-topp hamnar för många mejl med för mycket eller för ovidkommande information. Därefter kommer överfulla inkorgar, krav på att vi ska svara snabbt och förväntningar på att vi ska vara tillgängliga dygnet runt.
– Mejlstressen gör att många tycker att de inte hinner utveckla sina tankar färdigt. Det är varken bra för individen eller arbetet, säger Eva Sjöqvist.
– På det viset blir e-posten ett hot mot effektiviteten.
Sedan slutet av 90-talet har Eva Sjöqvist ägnat sig åt att kartlägga hur vi använder e-post på jobbet och hennes forskning visar att mejlen inte alltid fungerar som vi vill. Ett problem är att många använder e-post för att skicka ut mycket och osorterad information.
– Vi behöver bli bättre på att välja ut vad vi ska mejla, istället för att skicka all möjlig information utan att reflektera över om det är det bästa sättet att nå ut i organisationen, säger Eva Sjöqvist.
– I vissa fall lämpar sig intranätet bättre, samtidigt som det underlättar för dem som inte behöver ta del av informationen.
Även en överfylld inkorg stressar liksom den ständiga strömmen av inkommande mejl. Många avbryter arbetet för att hålla sig uppdaterade på den senaste mejlskörden.
– Vi blir också stressade av att förväntas svara snabbt, vilket gör att många läser sin e-post hemifrån, säger Eva Sjöqvist.
– Det är inte bra, vi behöver vara lediga och återhämta oss när vi kommer hem.
Med enkla medel går det att komma tillrätta med en del av problemen. Till exempel genom att tänka till en gång extra om det är nödvändigt att skicka ett mejl.
– Det finns andra sätt att kommunicera och ibland är det bättre att lyfta luren istället för att mejla. Ett telefonsamtal ger snabbare feedback.
Mejl kan lätt missförstås eftersom vi uttrycker oss kortfattat och enkelt, ibland slarvigt.
– Som mottagare kan man bli förvirrad när man inte har ansiktsuttryck och röst som ledtrådar. Man kan läsa in innebörder i meddelandet som kanske inte finns där, säger Eva Sjöqvist.
Hon rekommenderar handledning och utbildning för att e-posten ska användas bättre och minska de negativa effekterna.
– Vi får vidareutbildning i andra arbetsverktyg men e-post anses trivialt. Men de flesta organisationer har ett utbildningsbehov och det skulle kunna leda till minskad stress.
Av Margaretha Eldh